Monica Florentina CALOPEREANU^
Alin Nicuşor CALOPEREANU^

Abstract. Prezentul articol îşi propune să identifice în mod pragmatic o serie de riscuri întâlnite în cadrul proceselor de digitalizare derulate atât la nivelul instituţiilor publice, dar şi private din România. Experienţa autorilor atinge atât domeniul public, dar şi cel privat, procesele în cele 2 tipuri de instituţii nefiind similare. De asemenea, unul dintre autori a fost implicat în mod activ în derularea unor proiecte din fonduri europene în cadrul unor instituţii publice, iar celalalt autor a încercat în mod activ accesarea unui proiect chiar în domeniul digitalizării – portalul Documente GDPR.ro.

PROCESUL DE DIGITALIZARE

Conform Wikipedia, Digitalizarea sau digitizarea este procesul de transformare a informaţiilor într-un format digital, în care informaţia este organizată în biţi. Rezultatul este reprezentarea unui obiect, imagine, sunet, document sau semnal prin generarea unei serii de numere care descriu un set discret de puncte sau probe.

În glosarul IT Gartner, digitalizarea este definită prin „utilizarea tehnologiilor digitale pentru a schimba un model de afaceri şi pentru a oferi noi venituri şi oportu-nităţi de producere a valorii; este procesul de a trece la o afacere digitală”.

În perspectiva modernă, digitalizarea înseamnă transformarea interacţiunilor, comunicaţiilor, relaţiilor, funcţiilor de business şi a modelelor de afaceri în (mai multe) procese digitale, care adesea se reduc la o combinaţie de digital şi fizic (cum ar fi serviciul pentru clienţi – omnichannel, marketingul integrat sau industrializarea producţiei şi operaţii manuale, serviciile electronice şi aşa mai departe).

Digitalizarea utilizează informaţii digitizate (sau obţinute direct în format digital). Versiunile analogice / fizice, cum ar fi documente de hârtie, imagini, fotografii, sunete etc., trebuie convertite în format digital prin digitizare. Odată ce informaţiile analogice au fost digitizate, ele pot fi integrate şi folosite apoi în diverse aplicaţii software (cu premise bune pentru automatizări ulterioare).¹

Conform dexonline, digitalizarea este acţiunea de transformare a semnalelor analogice în semnale digitale.²

Conform „Fundamental principles of digitization of documentary heritage”, elaborat de UNESCO, digitizarea ar reprezenta crearea unor corespondente digitale ale unor obiecte fizice, originale analogice, prin intermediul unor instrumente, ce pot varia de la echipamente de copiere (precum scannere sau camere foto / video) până la procese mai ample de replicare. UNESCO relevă faptul că digitizarea survine ca parte a unui proces ce include: selectarea elementelor pentru transpunere în digital, evaluarea (inclusiv a nevoilor), prioritizarea, pregătirea originalelor pentru digitizare, colectarea metadatelor şi crearea modelelor corespondentului, digitizarea şi crearea colecţiilor de date aferente şi încărcarea resursei digitale astfel create în bazele de date finale. La fel ca majoritatea proceselor, şi digitizarea presupune activităţi precum managementul proiectului şi al protecţiei proprietăţii intelectuale, controlul calităţii şi evaluări de etapă, esenţiale pentru asigurarea accesibilităţii produsului final pe termen mediu şi lung.³

În accepţiunea noastră, procesul de digitalizare ar trebui să reprezinte transpu-nerea proceselor de suport necesare activităţii unei instituţii, de stat sau private, în mediul electronic, respectând principii cum ar fi: legalitatea, eficienţa, scăderea costurilor, transparenţa, descentralizarea, operarea facilă etc.

Procesul digitalizării este unul care necesită o recalibrare permanentă a activităţilor de operare, interacţionare sau educare a beneficiarilor, încă din faza de proiectare a întregului proiect. Transformarea digitală este o ocazie de a îmbunătăţi semnificativ întreaga interacţiune cu beneficiarul, de a-l plasa în centrul activităţii de relaţionare cu acesta. Cu ajutorul analizei şi interpretării datelor, organizaţiile pot înţelege nevoile beneficiarilor şi adaptarea activităţii în scopul îmbunătăţirii calităţii serviciilor sau a produselor pe care le oferă.

Digitizarea şi digitalizarea sunt procese complexe care se adresează tuturor instituţiilor sau companiilor, de la multinaţionale până la cele mici şi mijlocii. Imple-mentarea acestor procese are drept scop îmbunătăţirea performanţelor, optimizarea costurilor, minimizarea riscurilor sau valorificarea mai rapidă a oportunităţilor.

În altă ordine de idei, digitalizarea sau automatizarea proceselor îmbunătăţesc modul în care se munceşte, pentru că sunt înlocuite operaţiunile repetitive. Sunt trans–formări care generează eficienţă, rapiditate, creşterea productivităţii şi reducerea erorilor. Automatizarea salvează timp care poate fi folosit în activităţi complexe, imprevizibile.

Cred că se poate concluziona că transformările generate de digitalizare vor avea impact asupra tuturor categoriilor de activităţi, dar vor şi crea noi tipuri şi locuri de muncă atât pentru angajaţii curenţi, cât şi pentru generaţiile viitoare.

În Strategia Naţională de Apărare a Ţării pentru perioada 2020-2024 „Împreună, pentru o Românie sigură şi prosperă într-o lume marcată de noi provocări”, se defi-neşte drept obiectiv prioritar „Realizarea infrastructurii necesare pentru implementarea procesului de digitalizare a României, în scopul eficientizării activităţii aparatului administrativ şi a creşterii calităţii serviciilor publice”⁴.

Conform studiului „Barierele Digitalizării mediului public şi privat din România”, elaborat de Autoritatea pentru Digitalizarea României, în statisticile Eurobarometrului din prima jumătate a anului 2020 se observă că România se plasează la coada clasamentului european în ceea ce priveşte ponderea IMM-urilor care au un plan sau o strategie pentru a-şi digitaliza activitatea proprie. Faptul că IMM-urile româneşti se poziţionează către coada clasamentului, atât în ceea ce priveşte adoptarea tehno-logiilor de bază, cât şi în ceea ce priveşte tehnologiile avansate, arată că lipsa unei strategii de digitalizare este simptomul unor probleme mai profunde, de tip structural, ecosistemic şi de cultură antreprenorială, care fac ca digitalizarea să nu fie pentru IMM-urile româneşti o miză importantă comparativ cu alte state membre ale Europei.⁵

Deşi obiectivul transformării digitale a proceselor derulate în administraţie şi în economie este definit de cel puţin 10 ani, criza sanitară generată de virusul COVID-19 a obligat instituţiile de stat şi companiile să caute soluţii noi pentru a gestiona contextul generat de restricţionarea deplasărilor. Deşi pentru multe domenii de acti-vitate transformarea digitală poate fi soluţia de continuare a activităţii, în România, mai mult de jumătate dintre companii (55%) au făcut doar investiţii nesemnificative în acest sector, potrivit celei mai recente ediţii a studiului Digital Economy and Society Index.⁶

PROCESUL DE DIGITALIZARE – RISC SAU OPORTUNITATE?

Conform unui studiu Forbes, până la 70% dintre procesele de transformare digitală eşuează⁷. „Trei aspecte sunt esenţiale pentru digitalizare, iar în absenţa lor riscul de eşec este foarte mare: trebuie să lucrezi cu experţi din domeniu, să aloci bugetul necesar şi să ai răbdare”⁸.

În primul rând, pentru a putea desfăşura activitatea trebuie apelat la personal specializat în digitalizare (interni sau externi) – atât datorită faptului că soluţiile tehnice cer expertiză, dar mai ales pentru că transformarea digitală de succes trebuie planificată în mod detaliat. „Digitalizarea de dragul digitalizării nu aduce rezultate – dimpotrivă, această abordare generează costuri cu un ROI mic sau inexistent. Un astfel de demers trebuie să aibă o miză reală: să rezolve provocări sau probleme cu care un business se confruntă, sau să servească nevoile neadresate ale unei categorii de public sau stakeholder din piaţă. În egală măsură, este nevoie şi de experţi în schimbare şi dezvoltare organizaţională, pentru că digitalizarea este un proces de schimbare, care are un impact major asupra oamenilor şi asupra proceselor pe care aceştia le parcurg. Aş spune chiar că succesul unui proiect de digitalizare depinde de oameni şi procese mai mult decât de tehnologia implementată”.⁹

Un alt aspect extrem de important este alocarea completă a bugetului necesar – digitalizarea are costuri ridicate, iar entităţile trebuie să dispună de un buget sufi-cient, care să includă costurile de achiziţie pentru hardware şi software, dar şi costul serviciilor de implementare şi mentenanţă, care de obicei sunt externalizate. Doar un buget generos, însă, nu poate garanta succesul – acesta trebuie să fie asociat unei strategii adecvate.¹⁰

Deşi digitalizarea aduce o reducere a costurilor operaţionale, aceasta nu se va manifesta din momentul implementării, ci în anul sau anii următori. Tot de răbdare este nevoie şi din perspectiva factorului uman – digitalizarea crează angoase şi nesiguranţă; frica dispariţiei unor locuri de muncă ca urmare a automatizării unor procese este una reală.¹¹

RISCURI ALE PROCESULUI DE DIGITALIZARE ÎN ROMÂNIA
ÎN OPINIA AUTORILOR

În contextul experienţelor personale, autorii au identificat următoarele riscuri, întâl–nite atât în relaţia cu instituţii de stat sau private, fără a încerca o ierarhizare a acestora:

• 1. Lipsa unui cadru legislativ şi procedural unitar şi eficace
     pentru susţinerea serviciilor publice electronice

La nivelul anului 2021 nu există un inventar privind toate serviciile publice electronice puse la dispoziţia cetăţenilor şi persoanelor juridice private.¹²

Insuficienta dezvoltare în România a serviciilor publice electronice afectează întreaga populaţie a ţării, deopotrivă mediul public şi privat. În mare măsură prestarea serviciilor publice în România se asigură prin verificarea unor date care provin de la diferite autorităţi sau instituţii publice, în acest moment interoperabilitatea sistemelor, atunci când are loc, se face punct la punct, existând chiar sisteme vechi care sunt complet izolate (fiind vechi sau nefiind concepute să fie interoperabile).

Această situaţie este justificată nu doar de dificultăţi tehnice în asigurarea interoperabilităţii, dar şi de calitatea scăzută şi caracterul incomplet al unor registre de date, alături de reticenţa angajaţilor administraţiei publice de a-şi baza diverse rezoluţii pe verificările în sistemele IT în defavoarea clasicelor documente semnate olograf şi ştampilate.¹³

Cauze şi efecte:

• Lipsa unei arhitecturi IT, eficiente şi eficace, de management general al serviciilor publice electronice.

Această cauză este suma unor decalaje, lipsuri şi incoerenţe de natură atât tehnică (ţinând de nevoia unor facilităţi IT critice la nivel naţional), cât şi de natură instituţională şi de capacitate administrativă. În multe cazuri, procesul de digitalizare a fost perceput strict în zona de dotare cu sisteme hardware, calculatoare, aspect care nu reprezintă decât o mică parte a procesului.

• Lipsa sistemelor informatice necesare instituţiilor publice centrale pentru operaţionalizarea serviciilor publice electronice;

• Un aspect important care întârzie dezvoltarea serviciilor publice electronice în România ţine de lipsa inoculării la nivelul general al practicilor administraţiei publice a principiului european de e-guvernare „digital în mod implicit”. Astfel, modificarea procedurilor de lucru în relaţia cu beneficiarii pentru diverse servicii publice existente sau noi are loc frecvent fără intenţia puternic conştientizată la nivelul diverşilor decidenţi că orice solicitare nouă de informaţii adresată beneficiarilor trebuie să poată fi mediată de un sistem informatic (fără a crea obligaţia vizitei la instituţia sau autoritatea publică respectivă şi/sau schimbul de informaţii pe hârtie).¹⁴

• Insuficienţa specialiştilor în e-guvernare şi a resurselor umane în departamen-tele IT ale instituţiilor şi autorităţilor publice şi, corelat, a competenţelor necesare pentru dezvoltarea şi mentenanţa serviciilor publice electronice.

Legislaţia naţională în domeniul e-guvernării sau cu implicaţii faţă de aceasta prezintă lipsuri acute care contribuie la implementarea lentă şi neunitară a serviciilor publice electronice în România.

Între acestea amintim următoarele lacune evidente:

– Lipsa unor termene limită ferme până la care serviciile publice relevante sunt prestate, respectiv recunoscute de autorităţi şi în format electronic;

– Insuficienţa cadrului legislativ privind interoperabilitatea sistemelor informatice între administraţia publică şi registrele de date relevante;

– Lipsa obligativităţii aderării instituţiilor şi autorităţilor publice în Sistemul Naţional Electronic de Plată (Ghişeul.ro), respectiv absenţa termenului limită pentru acest proces;

– Lipsa mecanismelor de sancţionare a entităţilor care tergiversează dezvoltarea serviciilor publice electronice şi registrelor interoperabile de date;

– Lipsa strategiei privind Cloud-ul Guvernamental, sub forma unui act normativ;

– Lipsa cadrului normativ privind derularea proceselor de achiziţii publice din domeniul IT într-o perioadă mai scurtă, pentru a permite sincronizarea între evoluţia tehnologică şi perioada în care se adoptă soluţiile IT;

• 2. Lipsă de transparenţă în legiferare şi aplicarea diferenţiată a legislaţiei

Procesul de legiferare este eminamente unul netransparent, numeroase decizii de impact pentru anumite domenii sunt luate fără consultare prealabilă, sau cu o consultare de formă, nefiind aleşi ca parteneri de dialog persoanele care sunt afectate preponderent de măsurile respective, sau care nu îşi desfăşoară efectiv activitatea în domeniul respectiv. Unul dintre cele mai relevante exemple este în domeniul atragerii fondurilor europene, unde există o serie de restricţii birocratice extrem de stufoase, care nu se regăsesc în cerinţele similare din celelalte state europene.

În studiul „Barierele Digitalizării mediului public şi privat din România”, Autori-tatea pentru Digitalizarea României, care preia un studiu Eurostat, afirmă că microîn-treprinderile din România se plasează aproape de media europeană şi sunt în procent de 20% în a identifica obstacolele normative / legale ca fiind o barieră în calea digita-lizării.¹⁵

Având în vedere constatările anterioare cu privire la imaturitatea digitală a microîntreprinderilor, această percepţie trebuie atent evaluată, deoarece traduce o neîncredere şi o experienţă negativă a întreprinderilor în interacţiunea cu cadrul normativ naţional.¹⁶

• 3. Lipsa de conformitate cu o serie de alte prevederi legale – GDPR, protecţia consumatorului etc.

Mai ales în cazul instituţiilor de stat, legislaţia conexă nu este respectată, încă de la momentul conceperii proiectului de digitalizare. O situaţie şi mai gravă este în cazul percepţiei problemelor de securitate IT. Acestea reprezintă o provocare foarte mare în contextul utilizării dispozitivelor conectate în diversele procese ale entităţii, cu necesitatea asigurării exigenţelor GDPR, cu presiuni în sensul adaptării unor servicii sau etape etc.

Acest aspect este cu atât mai important pentru entităţile din mediul privat care, datorită specificului lor, au o mai mare dificultate în a gestiona şi finanţa soluţii adecvate în acest domeniu atât de dinamic, unde provocările sunt în continuă evoluţie. De altfel, prevederile legislative aduc o serie de diferenţe între exigenţele proceselor de digitalizare între instituţiile de stat şi cele private, aşa cum este cazul legii 190/2018, lege care reglementează punerea în aplicare a GDPR în România. Astfel, în timp ce entităţile private riscă o amendă încă de la prima abatere, instituţiile de stat, la prima abatere, beneficiază de un avertisment, urmat de un plan de măsuri de remediere a deficienţelor.

Din nou, concluzia pare a fi că entităţile din România nu sunt capabile a face faţă provocărilor de securitate IT, dar şi că sunt mult mai puţin conştiente de ele datorită gradului scăzut de digitalizare.

• 4. Lipsa abilităţilor digitale

Putem vorbi de o lipsă a abilităţilor digitale atât în rândul angajaţilor entităţilor care implementează un proces de digitalizare, dar şi la nivelul beneficiarilor, aspect ce conduce la apariţia unui fenomen evident de rezistenţă la transformare. Dincolo de dezvoltarea infrastructurii se simte astfel nevoia educării utilizatorilor.

Totuşi, procesul de digitalizare a autorităţilor publice a făcut paşi înainte în ultimii ani, dar mai ales sub presiunea pandemiei, crescând substanţial serviciile care pot fi accesate online, pentru plăţi sau obţinerea unor documente.

În România nivelul scăzut al celor care au competenţe digitale pare a fi corelat cu un nivel foarte scăzut al firmelor care caracterizează digitalizarea ca o provocare. În timp ce în ţări unde nivelul de abilităţi digitale de bază este crescut există şi un nivel crescut al percepţiei microîntreprinderilor legat de dificultatea digitalizării, în România, firmele nu par a simţi aceste dificultăţi.

Astfel, se validează concluzia că microîntreprinderile din România sunt, de fapt, similar de neinteresate de digitalizare, pe cât sunt indivizii de educaţi digital.¹⁷ De asemenea, educaţia IT din şcolile publice se concentrează în principal pe abilităţile tehnice şi mai puţin pe aspectele practice de utilizare a TIC.

• 5. Fragilitatea securităţii cibernetice

Digitalizarea, fie că este vorba de sectorul privat sau public, aduce după sine nevoia de securitate cibernetică, un alt domeniu care a trebuit să se adapteze noii realităţi, inclusiv pe piaţa muncii. Atunci când vine vorba de securitate, factorul uman este principalul risc, dar şi principalul remediu. De asemenea, este esenţial să se asigure standardele de securitate în fiecare etapă.

În general, entităţile se confruntă cu:

– lipsa cerinţelor de securitate IT de bază în procesarea, transmiterea şi stocarea datelor;

– echipe reduse de angajaţi sau personal inexistent (pentru securitate IT);

– implementarea de securitate ad-hoc în aplicaţia software;

– conexiuni multiple la Internet la nivel local (fără control de securitate divers, vulnerabilităţi pentru toată reţeaua).

• 6. Lipsa resurselor financiare sau insuficienţa lor

Factorul financiar, foarte important şi la nivel european, reprezintă principala barieră în calea digitalizării pentru entităţile din România.

Şi alte state din vecinătatea României, cu un profil socio-economic similar, pla-sează problema disponibilităţii resurselor financiare ca fiind principala barieră pentru digitalizare. Chiar dacă relevă necesitatea unei intervenţii publice pentru a sprijini accesul la finanţare pentru procesul de digitalizare, este necesară contextualizarea foarte atentă a acestei nevoi, date fiind concluziile cu privire la capacitatea de înţelegere şi autoevaluare pentru digitalizare de care dispun microîntreprinderile din Romania.¹⁸

Astfel, 27% dintre microîntreprinderile din România afirmă că au adoptat sau vor adopta tehnologii digitale de bază cum ar fi email-ul sau crearea unui website, însă nu au adoptat tehnologii avansate. Astfel România se plasează pe ultimul loc în ceea ce priveşte tehnologiile digitale avansate, cu doar 7% dintre microîntreprinderi care au început deja să le adopte.¹⁹

Chiar dacă auto-identificarea nevoii de digitalizare avansată este una care traduce slabul interes concret pentru tranziţia digitală a microîntreprinderilor din România, este interesant să vedem ce tehnologii, dintre cele mai uzuale, sunt decla-rate totuşi ca adoptate de acestea. Astfel, doar 16% din microîntreprinderile româneşti declară că utilizează cloud computing, fiind pe ultimul loc în Uniunea Europeană.²⁰

Dacă în cazul unor firme private, gestionarea resurselor financiare are efecte mai ales pe plan intern, putând renunţa la serviciile electronice sau amâna imple-mentarea acestora, în cazul instituţiilor publice, bugetul insuficient poate avea efecte mult mai evidente şi apariţia unor riscuri crescute, în contextul obligaţiilor legale atribuite. Personal, am întâlnit instituţii publice care nu aveau angajată nicio persoană pentru zona de IT, dar nici nu aveau prevăzute fonduri pentru externalizarea serviciilor respective, aspect ce a însemnat nenumărate incidente cum ar fi: limitarea accesului la date, contractarea unor viruşi informatici, indisponibilizarea calculatoarelor instituţiei pentru perioade de până la o săptămână.

Acest aspect se datorează în principal nivelului scăzut de salarizare ce poate fi oferit de anumite instituţii publice. În cazul amintit mai sus (un institut de cercetare), există un anunţ de angajare de câţiva ani, toate persoanele interesate renunţând la momentul prezentării ofertei financiare.

Specialiştii IT angajaţi în structuri dedicate în instituţii de stat fie nu au timp (datorită lipsei de personal sau subdimensionării structurii), fie nu au suficiente competenţe pentru a se implica în eforturi relevante de pregătire şi susţinere a unor propuneri solide de dezvoltare a sistemelor IT, care să susţină prestarea serviciilor publice electronice. Una dintre consecinţe este numărul scăzut de astfel de proiecte lansate în ultimii ani, dar şi incidenţa notabilă a proiectelor IT de acest fel care s-au blocat pe parcursul dezvoltării sau au înregistrat probleme tehnice serioase după lansare.²¹

• 7. Lipsa de comunicare

În timp ce românii folosesc intens reţelele sociale, există o anumită reticenţă în cazul tranzacţiilor online sau al serviciilor oferite exclusiv on-line. În ciuda progreselor înregistrate, la nivelul utilizatorilor români de internet, ponderea celor care utilizează servicii bancare online sau fac cumpărături online este cea mai mică dintre toate ţările UE. Acest aspect reprezintă o provocare majoră pentru România, ţinând cont că o economie digitală este alimentată parţial de încrederea cetăţenilor în ceea ce priveşte utilizarea internetului.

Proiectarea sistemelor de servicii on-line de multe ori este deficitară, de multe ori existând o lipsă de comunicare între prestator şi beneficiar. Persoanele implicate în derularea acestor procese de multe ori nu sunt specialişti în domeniu (cazul instituţiilor publice, unde de multe ori caietele de sarcini elaborate nu sunt făcute de utilizatori, ci de specialişti în achiziţii publice sau specialişti IT care nu cunosc în amănunt detaliile activităţii punctuale a unui departament). Din perspectiva prestatorilor de servicii în domeniul digitalizării, în majoritatea covârşitoare a cazurilor, nu se construieşte un soft dedicat, ci se încearcă adaptarea unuia preexistent, de multe ori depăşit sau care nu poate asigura toate necesităţile entităţii beneficiare.

La nivelul unor instituţii publice, se observă o interfaţă greoaie, neintuitivă, „neprietenoasă” în relaţia cu cetăţeanul, se doreşte dezvoltarea mult mai evidentă a unor instrumente manageriale, de multe ori cu funcţii ce nu se utilizează uzual, dar care pot să justifice preţuri de multe ori supradimensionate.

O altă problemă întâlnită este limbajul greoi, tehnicizat, utilizat în procedurile şi instrucţiunile de folosire a unor instrumente electronice, care necesită un nivel mediu de cunoaştere a domeniului IT sau TIC, dar pe care majoritatea utilizatorilor finali nu îl stăpânesc.

PORTALUL DocumenteGDPR.ro

La începutul anului 2019, la nivelul Data Protection Security, a fost identificată nevoia pătrunderii în mediul on-line şi dezvoltarea unui soft dedicat firmelor mici şi mijlocii, dar şi instituţiilor publice de dimensiuni mici din România, care să ajute la implementarea documentaţiei privind protecţia datelor cu caracter personal, activitate obligatorie pentru toate entităţile cu personalitate juridică din Uniunea Europeană.

După prospectarea pieţei de soft şi obţinerea unor oferte financiare (unele dintre ele formate din sume din 6 cifre), au fost demarate activităţile cu un tânăr absolvent al unei instituţii de învăţământ superior în domeniul informatic. În decurs de aproximativ 4 luni (martie – iulie 2019), activitatea s-a limitat la proiectarea sistemului şi definirea cerinţelor din partea beneficiarului. Durata foarte mare de timp s-a datorat faptului că prestatorul, deşi cunoscător al sistemelor informatice şi limbajelor de programare, nu era deloc familiarizat cu sistemul legislativ sau de organizare al unei entităţi private, practic toate aspectele trebuind să fie definite la nivel elementar. După 4 luni, respectivul prestator şi-a declinat competenţa în realizarea obiectivelor discutate.

În ultimul trimestru al anului 2019, au fost demarate discuţiile cu un alt prestator, din afara Bucureştiului, contractul fiind semnat în luna decembrie 2019, cu un termen de execuţie de 3 luni. Proiectarea sistemului s-a efectuat încă înaintea semnării contractului.

Chiar în condiţiile apariţiei pandemiei COVID 19, legătura s-a păstrat permanent, dar operaţiunile de efectuare a Portalului au durat aproximativ 10 luni. Pe parcursul acestui proces s-au schimbat de 2 ori soluţiile tehnice, testările repetate impunând diverse soluţii punctuale. În total, generarea Portalului DocumenteGDPR.ro a implicat aproximativ 180 de ore de lucru efectiv faţă în faţă şi tot atâtea ore de comunicare on-line.

Portalul foloseşte Inteligenţa Artificială şi poate genera toată documentaţia GDPR adaptată la realităţile unei entităţi juridice din România, pe baza unui chestionar completat de persoana care cunoaşte toate procesele din entitate. În total, la nivel teoretic, în funcţie de răspunsurile la chestionar, se pot genera aproximativ 1 milion de variante de documente, adaptate fiecărei entităţi în parte. Practic, prin intermediul Portalului, procesul de elaborare a documentaţiei GDPR este redus de la 3-5 zile, pentru o entitate, la aproximativ 15-20 de minute, durata de completare a chestiona-rului şi efectuarea plăţii on-line.

Portalul este găzduit pe servere din România şi au fost implementate soluţii adecvate de Securitate, fiind lansat on-line în toamna anului 2020. Preţurile solicitate pentru documentaţia GDPR a unei entităţi sunt de aproximat 4 ori mai mici decât în cazul consultanţei clasice.

De la lansare, Portalul a fost accesat de câteva mii de vizitatori, au existat câteva zeci de apeluri telefonice în care se solicitau oferte de preţ din partea firmei, dar fiind soluţii de consultanţă clasică, preţul nu putea fi la nivelul celui ofertat prin intermediul Portalului. Principalul motiv al neacceptării soluţiei on-line, considerăm că este reticenţa utilizatorilor români în accesarea serviciilor on-line, dar şi neasumarea răspunsului (datorat lipsei minime de noţiuni în domeniul protecţiei datelor) la întrebările din chestionar, deşi acestea sunt foarte explicite.

În concluzie, deşi este un instrument funcţional, viabil şi necesar, Portalul nu a generat nicio încasare, dar s-a încercat accesul neautorizat la acesta de 10 ori de la lansare (fără a fi reuşit).

Practic, din experienţa personală în dezvoltarea Portalului DocumenteGDPR.ro, ne-am confruntat cu aspecte cum ar fi: lipsa de comunicare, neînţelegerea termenilor legali, insuficienţa resurselor financiare (în cazul unora dintre ofertele accesate), fragilitatea securităţii cibernetice, lipsa abilităţilor digitale, reticenţă la schimbare.

Procesul de digitalizare este unul ireversibil, viitorul fiind în zona eficientizării şi optimizării proceselor şi, dacă este posibil, de la distanţă. Tehnologizarea accentuată şi interacţiunea permanentă cu sistemele informatice, generalizarea plăţilor electronice şi, în general, viteza proceselor din viaţa de zi cu zi obligă şi România la accelerarea acestui proces, în concordanţă cu tendinţele mondiale în domeniu.

În ceea ce priveşte interoperabilitatea anumitor sisteme, se poate observa un lucru trist, dar cât se poate de adevărat în cadrul instituţiilor publice, cu precădere.

Din punctul nostru de vedere, acest lucru implică regândirea sistemului în ansamblu, deoarece se poate constata că fiecare instituţie publică şi-a dezvoltat sau achiziţionat de-a lungul timpului, cu costuri impresionante, funcţie de resursele finan-ciare şi capacitatea de înţelegere, propriul sistem sau propriile sisteme, care fie sunt învechite la acest moment şi nu mai pot fi actualizate, fie tehnologia folosită nu permite interoperabilitatea dintre ele, cu atât mai mult nu putem spune de legătura cu alte sisteme externe. Prin urmare, se poate constata că într-o instituţie publică, fiecare departament are propriul sistem de operare, dar când este vorba de accesarea unor informaţii din cadrul mai multor compartimente se revine la clasica metodă de compilare a datelor manual sau cel mult folosind formatul Excel.

În aceste condiţii, timpul de procesare a datelor creşte semnificativ, deciziile manageriale care au ca suport informaţiile primite în modul descris mai sus pot fi ero-nate sau se pot lua cu întârziere, deoarece aducerea informaţiilor într-o bază comună nu depinde de un singur utilizator care generează documentul, ci informaţia este un cumul de informaţii de la mai mulţi utilizatori ce pot înţelege solicitarea sau nu.

Chiar dacă procesul de digitalizare implică riscuri, unele majore, acesta trebuie văzut ca o oportunitate de a optimiza o serie de procese şi operaţiuni din cadrul entităţilor, de a elimina cât se poate de mult birocraţia, de a interoperaţionaliza diverse instituţii publice, deţinătoare de baze de date, compatibilizarea acestora, dar, în primul rând, ocazia de aduce confort utilizatorilor finali, cetăţenii români, şi, nu în ultimul rând, digitalizarea nu se limitează la dotarea cu mijloace electronice a utilizatorilor, ci este un proces mult mai complex şi necesar acum şi în viitor.