Loredana TIFINIUC

Pe data de 6 septembrie a.c., la Palatul Cercului Militar Naţional din Bucureşti, s-a desfăşurat sesiunea de comunicări ştiinţifice „Gestionarea crizelor politico-militare şi umanitare”, eveniment organizat de Asociaţia de Geopolitică „Ion Conea”, revista „GeoPolitica” şi S.C. S&T România.
Manifestarea a fost structurată pe două secţiuni – „Concepte teoretice de gestionare. Aspecte concrete de rezolvare a crizelor în plan naţional” şi „Constituirea celulelor de criză şi capacitatea de implementare a acestora”, iar invitaţii au reprezentat atât instituţii guvernamentale şi de învăţământ, cât şi firme din domeniul tehnologiei informaţiei.

În cadrul societăţii contemporane, informaţia este o realitate, un fenomen pe care îl preluăm în starea în care există, este un teritoriu generativ şi autogenerativ. Relaţia dintre societate, organizaţie şi informaţie este indisolubilă, iar schimbul de informaţii este esenţial în existenţa oricărei societăţi, fiind chiar una dintre caracteristicile ei, în orice perioadă de evoluţie. Dar atunci când acest schimb este inoportun sau inadecvat, când organizaţia nu este pregătită să ofere informaţiile solicitate, ori când în activitatea ei intervin disfuncţionalităţi, se produce acel şoc, acea stare de blocaj – cu alte cuvinte, CRIZA – fenomenul cu implicaţii majore în viaţa şi activitatea organizaţiei şi a oamenilor, cu implicaţii şi consecinţe adeseori nedorite, evenimentul căruia trebuie să i se ţină piept şi să i se facă faţă, momentul în care organizaţia trebuie să aibă pregătit întregul „arsenal de atac”, atât pentru a ţine sub control situaţia din mediul intern, cât şi pentru a-şi menţine sau chiar reface imaginea şi credibilitatea pe plan extern. Atunci, poate mai mult decât oricând, contează cu adevărat obiectivul final – justificarea scopului pentru care este creată orice organizaţie.
“Termenul criză este unul dintre cele mai utilizate în abordarea a numeroase situaţii de incertitudine şi discontinuitate ce se produc în diferite domenii ale socialului. Folosirea acestuia se face în funcţie de circumstanţele create, atât de către specialişti, cât şi de către nespecialişti, potrivit contextului producerii fenomenelor definite de către conţinutul său. Desigur, având în vedere afirmaţia făcută, înţelesurile termenului criză sunt multiple. Astfel, pentru fiecare domeniu în care se utilizează, conţinutul său capătă contaţii şi semnificaţii specifice”.
Plecând de la premisa că „organizaţia – ca sistem – este formată din totalitatea elementelor componente ce se regăsesc într-o legătură logică, între care se stabilesc relaţii dinamice, având proprietăţi specifice şi funcţii proprii, fiind o formaţie distinctă şi relativ autonomă în raport cu mediul social”, ea definindu-se „ca un sistem ierarhizat şi specializat, în care elementele componente (de factură umană) au status-uri şi roluri clar diferite”, a fost evidenţiat şi rolul specialiştilor de relaţii publice, care, chiar dacă „nu pot anticipa cu certitudine un anume dezastru sau o criză, mai ales pe termen lung, ei pot furniza semnale de alarmă preţioase şi, pentru aceasta, ei trebuie să determine tipurile posibile de crize, deoarece răspunsul depinde în parte de tipul şi durata posibilelor scenarii” .
Rolul consultantului de relaţii publice în prevenirea şi administrarea problemelor şi crizelor curente este ceva ce nimeni nu prevăzuse în urmă cu 10-20 ani. Deşi este, în primul rând, un comunicator, practicianul de relaţii publice devine din ce în ce mai mult un moderator care încearcă să prevină scăparea problemelor şi crizelor de sub control. Unele dintre instrumentele utilizate, cum ar fi contactele personale şi mijloacele de comunicare în masă şi cele specializate, sunt aceleaşi. Totuşi, măsura performanţei este nu cât de eficient trece mesajul clientului sau al organizaţiei, ci dacă poate fi evitată o criză care poate stopa activitatea celor pentru care lucrează (client sau organizaţia proprie). Una dintre obligaţiile majore este de a facilita continuarea activităţilor clientului sau organizaţiei proprii într-un mod care să aibă cât mai mult în vedere noile cerinţe formulate de oamenii de ştiinţă îngrijoraţi de sensul evoluţiilor tehnologice, de grupurile pentru protecţia mediului, consumatorii, liderii minorităţilor, segmentele defavorizate ale societăţii şi proprii angajaţi.
Deşi nu pot fi prezise cu certitudine, crizele pot avea loc. Cea mai eficientă metodă de minimalizare a efectelor lor este aceea de a planifica din timp, cât se poate de obiectiv, acţiunile care vor fi întreprinse în situaţia producerii unei crize. În acelaşi timp, nu trebuie ignorată sub nici o formă importanţa repetării prealabile a activităţilor care urmează să fie desfăşurate în asemenea situaţii.
Specialiştii în relaţii publice trebuie să fie conştienţi de faptul că cea mai importantă activitate de relaţii publice – şi cea mai apreciată – este activitatea planificată de monitorizare a problemelor şi prevenire a crizelor sau, cel puţin, de rezolvare a acestora, atât timp cât sunt de proporţii reduse.
De aceea este necesar ca orice organizaţie să-şi dezvolte o politică proprie de comunicare proactivă (de preîntâmpinare a apariţiei crizelor), întrucât, la fel ca în medicină, este mult mai uşor să previi decât să tratezi. Rezultatele sunt mai eficiente, iar consecinţele sunt eliminate – măcar parţial, dacă nu definitiv!
În concluzie, aproape în orice domeniu al activităţii umane există preocupări privind disfuncţionalităţile care pot să apară în interiorul lui şi, de aceea, se studiază cauzele, modul de apariţie şi manifestare, consecinţele lor. Crizele sunt astfel de disfuncţionalităţi. Ele au implicaţii majore în viaţa şi activitatea oamenilor, cu consecinţe şi urmări aproape întotdeauna nedorite. Poate, de aceea, majoritatea domeniilor ştiinţifice şi-au elaborat propria lor concepţie despre crize. Esenţial este, însă, ca informarea şi comunicarea să se afle în centrul oricărei strategii de relaţii publice, indiferent de locul şi nivelul crizei, fapt care impune o relaţie nouă cu proprii angajaţi şi cu publicurile externe, relaţie care reprezintă cheia succesului sau a eşecului. Comunicarea înaintea şi în timpul crizei este, deci, o îndatorire (de transparenţă faţă de opinia publică), o necesitate (a antrenării adeziunii personalului intern) şi, mai ales, o artă.
În societatea noastră, trebuie să ştii să informezi personalul pentru a-l motiva mai bine, să explici rolul instituţiei, să ilustrezi şi să-i pui în valoare acţiunea – iar aceasta este o artă bazată pe un profesionalism constant. Miza acestei abordări „publicitare” va fi cu atât mai puternică, cu cât „criza” va fi mai subtilă. Totodată, trebuie avut în vedere şi faptul că gestionarea comunicării în situaţii de criză diferă în funcţie de specificul instituţiei, determinat, în principal, de: tipul instituţiei (publică sau privată, profit sau non-profit); misiunea fundamentală; cultura organizaţională; scopurile propuse; obiectivele urmărite; tipul de organizare; dimensiunea; categorii de public-ţintă; reglementările interne etc. Toate aceste caracteristici fundamentale, care diferenţiază instituţiile şi le acordă un loc bine definit în spaţiul public, generează proceduri specifice de gestionare a comunicării în situaţii de criză.